Digitale Kollaboration – Wie sich die Zusammenarbeit verbessern lässt

„Kollaboration“ in Unternehmen bezeichnet die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter, sei sie organisiert in Projekten oder in Abteilungen. Sind die zusammenarbeitenden Personen zeitlich oder örtlich getrennt, ergeben sich besondere Anforderungen.

PPI AG


Die digitale Kollaboration unterstützt dies durch spezielle Programme, geteilte Speicherplätze und digitale ggf. mobile Endgeräte. In der ersten Generation sind dies Netzlaufwerke mit selektierter Rechtevergabe, E-Mails und geteilte Kalender. Dabei sind jedoch die Bearbeitung von Dokumenten und deren Kommunikation getrennt. Wikis stellten hier bereits erste Verknüpfungen her und bieten auch eine Historisierung sowie Freigabeprozesse. Zudem wird die enge Zusammenarbeit durch Projektmanagement-Tools, Desktop Sharing und Online Meetings gefördert.

Heute bietet Social Software für die digitale Kollaboration deutlich mehr Möglichkeiten. Es gilt, die persönliche, direkte Zusammenarbeit bestmöglich abzubilden. Neben der Wissensvermittlung ist auch der dynamische Informationsaustausch in Form von Diskussionen, Aufgabenverteilungen und Abstimmungen zu unterstützen. Und die Arbeitsstände müssen verfolgbar sein. Im Idealfall lässt sich sogar eine enge Zugehörigkeit zur digital verknüpften Gruppe erreichen.

Ein großer Vorteil gegenüber der direkten Zusammenarbeit ist zudem die Dokumentation. Damit können sich hinzukommende Personen in den Informationsstand einarbeiten und diesen nachvollziehen. Dies hat insbesondere Vorteile im abteilungs- und sogar dienstleisterübergreifenden Projektmanagement mit wechselnden Personengruppen.

Die entsprechende Kollaborationsanwendung wird oft mit einer Cloud-Lösung ergänzt, die es ermöglicht, Daten zentral zu speichern und von einem beliebigen Standort und Endgerät abzurufen. Dies gibt Mitarbeitern und Arbeitgebern mehr Flexibilität, z. B. für Homeoffice-Arbeitsplätze oder flexible Arbeitszeiten.
Mit modernen webbasierten Lösungen arbeiten Mitarbeiter oder Projektmitglieder also effizient zusammen. Die Systeme lassen sich in Bausteinen individuell auf das Unternehmen anpassen und bis hin zum unternehmensinternen Social-Media-Netzwerk ausweiten.

Die große Bandbreite der privaten Nutzung von sozialen Medien zeigt allerdings, dass nicht jeder das gleiche Verständnis davon hat, Wissen zu teilen und öffentlich zu diskutieren. Die Ablehnung der digitalen Werkzeuge im beruflichen Umfeld würde die Arbeitsweise der ersten Generation zurückbringen. Darum ist es wichtig, die richtige Lösung auszuwählen und die Einführungs- und Arbeitsprozesse auf das eigene Unternehmen zuzuschneiden. Denn nur so akzeptieren die Mitarbeiter die Lösung und arbeiten erfolgreich zusammen.

Beste Grüße



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