Gastbeitrag: Vermeidbare Medienbrüche - Teil 2 am Beispiel Berichtswesen

Unternehmensintern bestehen Brüche in der digitalen Verarbeitung teilweise bereits dann, wenn Daten von einer Abteilung in die nächste geliefert werden müssen, z. B. Daten eines regelmäßigen Berichtswesens. Fast jeder kennt die Situation, dass erhaltene Daten ausgedruckt und manuell in dem persönlich favorisierten Format weiter verarbeitet werden. Eine digitale Verarbeitung ist hierbei nicht gegeben und unter Effizienzgesichtspunkten optimierungsbedürftig.

Aufgrund der vielfältigen Verflechtungen und Anforderungen ergibt sich folgende Situation eines regelmäßig anzutreffenden „gewachsenen“ Berichtswesens:
PPI AG - Unstrukturiertes Reporting

Die Übersicht zeigt eine Vielzahl von Informationsübermittlungen, die in der Regel zum Zeitpunkt des Informationsbedarfs abgestimmt werden müssen. Es entstehen Redundanzen, weil die Daten nicht einmalig, sondern mehrfach versendet werden. Außerdem sind die Daten nicht allgemein verfügbar.

Eine Lösungsmöglichkeit besteht - wie bereits im 1. Blobeitrag beschrieben - in der bilateralen Vereinbarung (das „Sprechen derselben Sprache“), was aber unter Kosten- und Nutzengesichtspunkten sowie unter Berücksichtigung von Häufigkeit, Regelmäßigkeit und Datenvolumen zu prüfen ist.

Eine weitere Möglichkeit bietet die unternehmensweite Vereinbarung der Datenformate der übermittelten Informationen. Hier wird ein gültiges Format für die jeweilige Information für das gesamte Unternehmen vorgegeben, das für alle Empfänger gültig ist. Zeitliche Aufwände fallen somit nur einmalig im Definitionszeitpunkt an. Technisch ist die Lösung mit einem Datawarehouse umsetzbar, in das die liefernde Abteilung die Information schreibt, während die empfangende Abteilung nur Leserechte erhält.

Eine strukturierte Informationsplattform zeigt diese Darstellung:
PPI AG - Strukturiertes Reporting durch Einbindung eines DataWareHouses

Eine Übersicht zeigt klare eindeutige Informationsübermittlungen, die ohne weitere Abstimmungserfordernisse für eine Vielzahl von Empfängern zur Verfügung steht. Die Lösung hat neben der direkten Entkopplung von Sender und Empfänger weitere Vorteile:

  • Sämtliche Daten sind zentral verfügbar.
  • Die Daten stehen für Zeitreihen zur Verfügung.
  • Der Empfängerkreis kann beliebig ohne großen Aufwand erweitert werden.
  • Durch die Erstellung des Zeitplanes inklusive der Datendefinitionen ist keine Rücksprache notwendig, wann Daten verfügbar sind.
  • Da dieselben Daten nicht mehrfach an unterschiedliche Empfänger gesendet werden, entfallen Redundanzen.
  • Speicherplatz wird gespart.
  • Das DWH ist flexibel erweiterbar.
  • Das DWH ist vom Fachbereich justierbar.
  • Es gibt eindeutige Datenformate.

Fazit:

Die Forderung nach einer möglichst vollständigen, automatisierten Digitalisierung ist zurzeit im Trend. Tatsächlich können mit der Umsetzung erhebliche Einsparpotenziale im Unternehmen realisiert werden. Um diese heben zu können, müssen die vorhandenen Ablauf- und Aufbauprozesse analysiert werden. Und an den Stellen, an denen eine digitale Verarbeitung nicht möglich erscheint, ist vielfach nur die Vereinbarung eindeutiger Vorgaben notwendig, um Brüche im Prozessablauf zu vermeiden.

Freundliche Grüße
Christian Klein


Christian Klein ist Diplom-Kaufmann wie auch Versicherungskaufmann und arbeitet bei PPI im Bereich Consulting Versicherungen als Senior Consultant.
Seine Schwerpunkte liegen insbesondere bei Rechnungslegung, Berichtswesen und Controlling.


#Digitalisierung #Versicherungen #Berichtswesen # Reporting #Data Warehouse #Rechnungslegung #Controlling

Digitale DNA - POSS und die Bedeutung einer Produktkomponente

Wird die Bedeutung einer Produktkomponente für die Versicherungsanwendungslandschaft der Zukunft unterschätzt?
 

Ich meine jein …

Nachdem ich in meinem letzten Beitrag eher auf das Thema Denken in Plattformen und die drei großen notwendigen Plattformen eingegangen bin, will ich heute auf einen Teil des „Kitts“ eingehen, der die drei Plattformen zusammenhält.

Das Kunden-, Vertriebspartner- und Produktwissen. Wie Sie es von mir ab und an gewohnt sind, nehme ich Sie jetzt mit auf eine kleine Reise in die Zukunft …

Stellen Sie sich vor, Sie hätten die Aufräumarbeiten in Ihrer Anwendungslandschaft, an der viele Versicherer gerade arbeiten, beendet und hätten jetzt die ideale Produktkomponente als „Kitt“ zwischen den drei Plattformen der Landschaft. Dann würde eine schnelle „Time-to-Market“ sinnvoller Produktneuerungen und ‑innovationen für Sie kein Thema sein und auch eine vollständige Automatisierung des Massengeschäftes (Neu- und Änderungsgeschäft) rückte in greifbarere Nähe.

Wie sieht so eine ideale Produktkomponente aus?

In unserer PPI-Welt ist sie so zu beschreiben:
  • zentrale Ablage aller notwendigen Produkt- und Tarifierungsregeln für Neu- und Änderungsgeschäft, für den Schaden-/Leistungsfall, für das In-/Exkasso an einer zentralen Stelle
  • Zugriff aller Anwendungskomponenten, die Produktinformationen benötigen, via (Web-)Services
  • einfache Änderbarkeit dieser Produktinformationen und ‑‑regeln durch kundige Fachbereichsmitarbeiter
  • Abbildung von Produktänderung in wenigen Stunden
  • Abbildung von Produktinnovationen in wenigen Tagen
Wenn Sie dann noch die „Kleinigkeit“ einer neuen Art und Weise der Ausgestaltung des Produktportfolios (= Produktarchitektur), einen integrierten Produktentwicklungsprozess (by-the-way alles Dinge, die auch die IDD fordert …) und alle notwendigen Voraussetzungen für die schnelle technische Produktimplementierung (u. a. auch Testautomatisierung) geschaffen haben, dann sind Sie dem Ziel schneller „Time-to-Market“ und Automatisierung sehr nahe gekommen …

Bevor sich aber jetzt der letzte geneigte Leser von diesem Blogbeitrag abwendet, weil er eher an das Wort von Helmut Schmidt –„Wer eine Vision hat, der soll zum Arzt gehen“ – denkt, zurück zur Realität und zur Eingangsfrage dieses Blogbeitrags.

In meinem Austausch mit Versicherungen aller Größen zum Thema Produktkomponente erlebe ich in der Diskussion die ganze Bandbreite an Wahrnehmungen und Meinungen zum Thema Produktkomponente: von „Was ist das?“ auf der einen Seite, bis zu „Ich brauche nur eine perfekte Produktkomponente einzuführen, und dann sind alle meine Probleme gelöst …“ auf der anderen Seite.

Und wie sehe ich diesen Punkt? Mehr dazu in einigen Wochen …

Einen schönen und erfolgreichen Tag wünscht
Tobias Kohl


#digitaleDNA #POSS #Produktkomponente #Produktwissen #Kundenwissen #Vertriebswissen

Gastbeitrag: Vermeidbare Medienbrüche - Teil 1 am Beispiel Rechnungslegung

Digitalisierung ist eines der zurzeit am häufigsten genannten Themen in der Versicherungswirtschaft. Aber was genau ist damit eigentlich gemeint? Ganz allgemein ist darunter der gesamte Vorgang von der Datenerfassung und Aufbereitung bis zur Speicherung von analogen Informationen auf einem digitalen Speichermedium zu verstehen. Intuitiv ist nachvollziehbar, dass Prozesse mit einem hohen Automatisierungsgrad Kosten- und Zeitvorteile gegenüber manuellen Tätigkeiten bieten.

Was gestaltet sich bei der Digitalisierung von Prozessen so schwierig, dass eine manuelle Bearbeitung (vermeintlich) unumgänglich erscheint? Schließlich sollte doch fast alles, was manuell machbar ist, sich auch automatisieren lassen.

Nehmen wir zur Veranschaulichung das Beispiel der Rechnungsbearbeitung als einen Prozess, der nicht versicherungsspezifisch ist und ein gewisses Mengengerüst in jedem durchschnittlichen Unternehmen aufweist. Grundsätzlich ist dieser Prozess ungeregelt. Der Inhalt der Rechnung, die der Umsatzsteuer unterliegt, ist durch das Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgegeben. Der Arbeitsprozess sah früher und sieht regelmäßig noch heute wie folgt aus: Der Lieferant verschickt nach erfolgter Lieferung oder Leistung seine Rechnung. Diese wird inhaltlich und sachlich auf Richtigkeit geprüft, ausgedruckt und manuell in das Rechnungserfassungssystem eingegeben. Nach dem erfolgten Zahlungsausgleich wird die Rechnung zu Dokumentationszwecken als Beleg physisch abgeheftet.

Um eine durchgängige Digitalisierung zu erreichen, wäre eine vollautomatisierte Verarbeitung der in elektronischer Form vorliegenden Rechnung optimal.

Der erste Schritt, der Rechnungsversand in elektronischer Form, wird mittlerweile schon aus Gründen der Portoersparnis praktiziert, indem die Rechnung im PDF-Format als E-Mail-Anhang dem Leistungsempfänger zugesandt wird. Eine digitale Weiterverarbeitung dergestalt, dass die in der Rechnung enthaltenen Informationen den (digitalen) Weg in das Rechnungsverarbeitungssystem finden, ist aber (noch) die Ausnahme. Regelmäßig wird der Anhang ausgedruckt, manuell eingegeben (digitalisiert) und abgeheftet (auch wenn rechtliche Bestimmungen mittlerweile die Speicherung von Rechnungen in digitalisierter Form vorschreiben, falls diese digital das Unternehmen erreicht haben).

Analysiert man den „Bruch“ in der digitalen Verarbeitung, so ist erkennbar, dass trotz der Einigkeit über die Art der übermittelten Informationen (Betrag, Währung, Rechnungsnummer, Bankverbindung, USt-ID. usw.) Uneinigkeit darüber besteht, an welcher Stelle die Informationen enthalten sind und wie eine Übergabe in die maschinelle Verarbeitung aussehen könnte. Es mangelt somit an der Vereinbarung bzw. an der Definition der Datenübermittlung, letztlich an der Definition der Datenschnittstelle. Oder um es ganz einfach zu sagen: „Man spricht nicht dieselbe Sprache“. Der Gesetzgeber hat das vorgenannte Problem erkannt und mit der „elektronischen Rechnung“ eine für alle Beteiligten vorteilhafte Lösung geschaffen, die neben der automatisierten Verarbeitung Rechtssicherheit über das Vorgehen gibt und ein einheitliches Datenformat spezifiziert (ZUGFeRD-Format). Durch das Einhalten dieser Konventionen ist eine Kommunikation durch denselben Sprachgebrauch möglich.

Kommunikation ist grundsätzlich über zwei Wege möglich: Entweder man spricht dieselbe Sprache oder man behilft sich eines Übersetzers.

Die zweite Möglichkeit, die Einbindung eines „Übersetzers“ ist ebenfalls ein interessanter Lösungsansatz. Wer kennt nicht den Werbespot, in dem ein Fahrgast auf dem Rücksitz im Taxi mit dem Handy seine Rechnung bezahlt? Falls Sie ihn nicht kennen sollten, ist hier der Youtube-Clip:



Eine App erkennt durch das Fotografieren sämtliche notwendigen Informationen der Rechnung und bereitet die Daten zur Rechnungsbegleichung auf. Der Nutzer gibt die Zahlung nach Prüfung frei.
Dieser Ablauf ließe sich gedanklich noch weiter vereinfachen: Die Rechnung müsste gar nicht mehr fotografiert werden, sondern eine als PDF vorhandene Rechnung könnte direkt in eine Bezahl-App eingelesen werden. Grundsätzlich sind hier verschiedenste Lösungsansätze denkbar, die zu einem vollständig digitalisierten Ablaufprozess führen würden.

Inwieweit sich die genannten Lösungsansätze im Versicherungsunternehmen auch in anderen Bereichen nutzen lassen, erfahren Sie in Teil 2 am 27.10.2016.

Freundliche Grüße
Christian Klein


Christian Klein ist Diplom-Kaufmann wie auch Versicherungskaufmann und arbeitet bei PPI im Bereich Consulting Versicherungen als Senior Consultant.
Seine Schwerpunkte liegen insbesondere bei Rechnungslegung, Berichtswesen und Controlling.


#Digitalisierung #Versicherungen #Rechnungslegung #Berichtswesen #Controlling

Innovationen treiben mit dem Fallschirmsprung Prinzip

Innovations Funnel
Was wir vom Fallschirmspringen über den Weg zu Innovationen lernen können

Wir wissen bereits, dass die Digitalisierung in der Finanzbranche sich auf alle Komponenten der Geschäftsmodelle auswirkt: vom Leistungs- bzw. Produktangebot der Versicherer über die Art und Weise wie mit Kunden kommuniziert wird, wie Produkte vermittelt werden und wie im Hintergrund mehr und mehr Dienste in Kooperation mit Fintechs bereitgestellt werden. Dabei stellen insbesondere die interne Organisation und IT unabhängig vom Geschäftsmodell den Motor der Strategie dar.

Doch genau dieser Motor beginnt bei Versicherern zu stottern. Die Kosten sind zu hoch, die Prozesse zu langsam und unflexibel, die IT-Systeme veraltet und die Organisation nicht vorbereitet auf die stetigen Veränderungsprozesse. Einen Teil der Lösung prognostizieren sowohl Forscher als auch Wirtschaftsexperten in der verstärkten Kooperation mit Fintechs. Wie kann sich ein Versicherer diesen Problemlösungsansatz effektiv zunutze machen? Ich empfehle an dieser Stelle das Fallschirmsprung-Prinzip.

1. Schritt: Der Theorieunterricht
Jeder, der bereits einen Fallschirmsprung allein absolviert hat, wird es wissen. Es gibt keinen Sprung ohne das entsprechende theoretische Wissen über den Ablauf, die Handgriffe sowie die Gefahren des Fallschirmspringens. Denn wer will schon ein übermäßiges Risiko eingehen? Genauso sollte bei der Arbeit mit Fintechs vorgegangen werden. Zunächst stellt sich die Frage, welche Bedeutung Fintechs für das jeweilige Versicherungsunternehmen haben und welche Fintechs es überhaupt am Markt gibt. Weiterhin sollte für das jeweilige Marktsegment, z. B. Vermittlung Elektrogeräteversicherungen, genauestens evaluiert warden, wie volatil das entsprechende Marktsegment ist. Insbesondere bei volatilen Bereichen muss das Risiko von Kooperationen genau abgewogen werden.

2. Schritt: Die Sprungausbildung

Der Theorieunterricht ist beendet. Geht es nun schon los ins Flugzeug? Noch nicht! Wer kennt es nicht, mehrere Tage wird die Theorie immer wieder geübt und auswendig gelernt. Aber in der eigentlichen Gefahrensituation bleibt von diesem Wissen oftmals wenig bis gar nichts übrig. Wer das erste Mal in einem Fallschirmsprung-Simulator das Verhalten eines sich nicht öffnenden Fallschirms übt, wird mich an dieser Stelle verstehen. Mit Fintechs zu kooperieren, muss ebenfalls geübt werden. Dafür ist es wichtig, die Fintechs und ihr Verhalten bewerten zu können. Agiert das jeweilige Fintech in einem dynamischen Netzwerk oder mit einer stabilen Anzahl von Partnern? Integriert ein Fintech einzelne Dienstleistungen der Versicherungsunternehmen oder agiert es autark als Betreiber einer Plattform? Welchen inhaltlichen Zweck sollen die Fintechs in meinem Versicherungsunternehmen erfüllen? Stehen beispielsweise Produktinformationen, übergreifende Vertragsinformationen oder gar eine tiefe Integration in die IT-Architektur im Fokus?

Spielen Sie die verschiedenen Szenarien durch und messen Sie diese an Ihren Geschäftszielen. Nur so können Sie die richtige Entscheidung für mögliche Kooperationspartner vorbereiten.

3. Vor dem Sprung

Bereits vor dem Start wurden Trockenübungen in Form von ersten Prototypen entwickelt und getestet, um das bestmögliche Zusammenspiel von Fintech und Versicherungsunternehmen zu ermöglichen.

Die Anspannung wächst. Das Flugzeug startet und die Zahl auf dem Höhenmesser steigt unaufhörlich an. Genau an dieser Stelle ist es wichtig, die richtigen Akteure an seiner Seite zu wissen. Mitstreiter aus dem eigenen Unternehmen, Fintechs aus den zuvor gewählten Bereichen und - insbesondere bei den ersten Sprüngen - einen Fallschirmsprung-Lehrer. Kurz vor dem Sprung werden noch einmal die Handgriffe durchgegangen und die messbaren Ziele für einen erfolgreichen Sprung definiert.

4. Der Weg vom Flugzeug zurück auf die Erde


Absprung! Freier Fall! Nun heißt es, die Aussicht genießen und sicher zu Boden gleiten. An dieser Stelle unterscheidet sich das Fallschirmspringen immens von einer innovativen Kooperation von Versicherungsunternehmen und Fintech. Ist beim Fallschirmspringen die sichere Landung unabdingbar, wird eine Bruchlandung bei der Kooperation mit einem Fintech einkalkuliert. Die meisten Kooperationen scheitern auf dem Weg zur operativen Umsetzung – und dies ist auch gut so! Nicht jede Idee ist eine gute Idee, nicht jede Idee kann ein Erfolg ein. Aus diesem Grund sollte jedem klar sein, dass das Motto „Fail Often. Fail Hard. Fail Cheap.“ nicht nur ein Motto ist. Es ist der Schlüssel, eine Idee mit möglichst geringen Mitteln zur Projektreife zu führen, um Ideen auch einmal einstampfen zu können. So haben Sie die Möglichkeit, potenziell lukrative Ideen in entsprechende Projekte zu überführen.

Ihr Julian Schmidt

#Digitalisierung #Versicherung #Innovationen #Fintechs #IT-Systeme